Det er ikke alltid like lett å forstå hvordan IT verktøy kan hjelpe for å få en mer effektiv hverdag. Hvor er gevinstene for å ta i bruk nye digitale løsninger? Blir jeg og min bedrift mer produktiv med nye løsninger enn slik vi gjør det i dag? Hvor skal listen legges?
Her er noen eksempler på hvordan kosteffektive løsninger både effektiviserer oppgaver og hjelper deg med å sette opp, huske på og holde tritt med alle oppgavene som skal gjennomføres gjennom travle dager og uker.
Her er noen rollebaserte eksempler - i dag tar vi for oss rollen til Prosjektleder. Statistisk feiler over 80% av prosjekter i forhold til opprinnelig scope. Dette fordi
Vi kommer i andre innlegg til å ta for oss flere andre roller - alle i samme system.
Hvorfor ikke la SBS365 bli din effektive digitale assistent!
Rolle: Prosjektleder
Jeg åpner igjen mitt SBS365 dashboard i nettleser eller får opp oversikten på mobil og får opp en hvilke oppgaver jeg har og hvilke som haster å komme i gang med. Jeg har også flere "gule lapper" som minner meg på oppgaver eller ting jeg må følge opp.
I dag skal jeg også sette opp et nytt prosjekt som skal starte om to uker, og jeg ønsker å se hvordan prosjektet vil bli seende ut, med oppgaver, medlemmer, frister og andre elementer som er viktig å ha kontroll på for meg som prosjektleder. Jeg starter med det.
Prosjektet var opprinnelig et Lead som ble til noe mer, og Selger har alt konvertert dette + relevant informasjon til et prosjekt. Leveransen til kunden tenker jeg da kan bli et underprosjekt av dette -så får vi se kostnadene for salg, tilbudet og ordren opp mot deknings- bidraget til slutt. Her kan det være god gevinst eller et mulig tap om ikke alt er på plass og beregnet inn.
Jeg finner et Gjøremål fra selger om å opprette prosjektet, der ligger også annen informasjon som kan være relevant. Jeg finner hovedprosjektet og oppretter et underprosjekt for leveransen.
I dette tilfellet er det en kunde som skal ha en leveranse av programvaren SBS365.
Opprette et prosjekt
Det er heldigvis fort gjort å sette opp dette prosjektet, fordi vi alt har pre-definert alle hovedaktivitetene og prosjektoppgavene i SBS365 sitt maloppsett, her heter det Prosjekttype.
Du kan ha så mange maler du ønsker og de settes opp sammen med organisasjonen i administrator appen. Erfaring er at måten man jobber på får en LEAN gjennomgang. Prosjekttypen kan forhåndsvises om ønskelig, og justeres når prosjektet er opprettet.
Det er derfor bare å legge inn annen relevant informasjon som vil ha betydning for prosjektets videre liv. Skal det føres timer? Prosjektperiode? Systemer, avdeling og annen informasjon som er nyttig for prosjektets suksess.
Opprettelse av prosjekt
Når prosjektet er opprettet har følgende skjedd:
Prosjektnummer er generert
SharePoint-mapper er opprettet i rett struktur med mapper og undermapper, samt rettigheter
Prosjektoppgaver er opprettet
En foreløpig økonomi-oversikt er satt opp
Progresjons-rapport generert og den oppdateres automatisk gjennom prosjektperioden
Prosjektdetaljer
Planlegge / Sette opp et prosjekt
Som prosjektleder kan jeg nå planlegge videre og legge inn detaljer i prosjektet mitt
Milepæler
Prosjektdeltagere (interne og eksterne) med roller
Logg / innhente relevant mail / se innrapporterte avvik
Sette opp ønskede sjekklister / hente inn maler - eksempelvis SJA (sikker jobb analyse)
Legg inn prosjektdokumenter i Sharepoint mappene
Nå er basisinformasjon på plass, og jeg kan starte prosjektet gjennom å invitere deltagere til oppstartsmøte - gjerne via Teams.
Prosjektaktiviteter med oppgaver
Prosjektoppgaver
Nå starter selve spissingen av prosjektets løp.
Alle aktiviteter (horisontale) er knyttet opp til en rekke Oppgaver (vertikale), her kan du:
Verifiserer alle oppgaver, legge til, fjerne, tildele, sette frister og varsler
Planlegge rekkefølge
Sette om den er obligatorisk eller ikke
Sette logikk på oppgaver som henger sammen
Legge inn milepæler
Føre logg for fremdrift
Sende påminnelser til Prosjektdeltagere
Kommuniserer med eksterne deltagere
Følge opp timeføringer, økonomi og fremdrift
Som prosjektleder kan man også legge inn underprosjekter, det kan være lurt for å ha kontroll med eventuelle underleverandører, eller om man ønsker eget fokus på faser i prosjektet.
Prosjektets gang
Prosjektlederens viktigste oppgaver er at prosjektet gjennomføres etter planen og i henhold til budsjett. Som prosjektleder ønsker du å være i forkant av alle utfordringer og holde en tett dialog med utførende. I tillegg må alle formalia følges opp.
Prosjektfremdrift
Prosjekrapporter (Fremdrift, Økonomi og Kvalitet)
Avvikshåndtering
Flytting av en eller flere prosjektoppgaver
Prosjektrapportering
Milepæler er del av prosjektets forløp og ofte knyttet opp til fakturering
Milepæler
Grafisk prosjektoversikt gjennom Battleboard
Visuelle oversikter for å kunne se prosjekter du eller bedriften samlet har gående, slik kan dere bedre planlegge når og hvor ressursene best kan brukes.
Mobilbruker?
På farten kan jeg bruke mobil for å få tilgang til den samme informasjonen. I tillegg kan mobilens innebygde funksjoner brukes, ring kontakter, legg i kalender og ta bilder for å dokumentere avvik.
Det finnes mange andre smarte funksjoner som ikke er omtalt her.
Er du prosjektleder og ser etter et nyttig verktøy for bedriftens mange aktiviteter? Da kan SBS365 være noe å se nærmere på. Vi tar gjerne en nærmere kikk sammen med deg.
Lisenskostnaden på noen hundrelapper er raskt tjent inn mange ganger, målt opp mot å gjøre feil, miste frister og måtte gjøre oppgaver flere ganger. Alle funksjonene som beskrevet over finner du i SBS365 Standard -til 249.- per mnd.
Lyst til å få kontroll på prosjektet? - ta kontakt med oss i Birdai!
Comments