I "gamle" dager var det slik at det kun var de store bedriftene som tok seg tid og hadde råd til skreddersydde forretningssystemer. Det ble brukt mye tid og energi på de komplekse prosessene, store konsulenthus ble leid inn, strategier ble laget, anskaffelsesprosesser satt i gang og kostbare forretningssystemer ble anskaffet - såkalte ERP (Enterprise Resource Planning) systemer. Med på lasset fulgte det lange prosjekter og et kobbel med konsulenter.
Den tiden er forbi. (heldigvis)
Noe myter:
Forretningssystemer er kun for de store
Det er svært kostbart
Innføringen tar fokus fra daglig drift
Vi klarer oss med regneark og filserver
Det vil ta mange år før vi ser resultater av investering i nye løsninger
La oss slå hull på disse mytene...
Er det bare for de store?
I dag finnes det mange "light" ERP systemer som leveres til SMB markedet. Disse er som regel bygget sammen med de markedsledende MS Office produktene og lisensiert som en forlengelse av disse. Det gir kundene flere fordeler: Lavere kostnader, standard arbeidsmetode, lettere å føle eierskap, økt gjenkjennelse, større trygghet og frihet til å velge leverandør. Det er eksempelvis mange som leverer på Microsoft sine skyløsninger slik at det ikke er kritisk om en leverandør faller fra.
Slike standardløsninger leveres med moduler (forslag til..) for de forskjellige prosessene bedriften ønsker å ta i bruk. I dag er det slik at bedriften kan starte med enkle prosesser som CRM eller Prosjekter - for så gradvis å ta i bruk flere og flere moduler når bedriften er klar. Brukerterskelen er lav fordi det er viktig at alle i bedriften klarer å bruke løsningene. Informasjonsflyten er viktig for samhandling og effektivitet, (resultatene) og oversiktene, eller såkalte "Dashboards" viser et sannhetsbilde av bedriftens samlede prosesser.
Koster det så mye - egentlig?
Når leverandørene snakker om kost/nytte, er det mange elementer som må tas i betraktning. Anskaffelse, opplæring, drift og support har en kostnad - men det er også en oppgradering og forberedelse for tiden som kommer. Med moderne og sikre systemer, ansatte som har fått en oppsving i digital kompetanse, en gjennomgang og trimming av prosessene og tilgang til fagkompetanse - er grunnlaget lagt for at bedriften skal takle svingninger i markedet.
Dagens lisensiering av brukere og løsninger er som regel dynamisk slik at bedriften kan legge til eller trekke fra lisenser eller brukere på en månedlig basis. Selve implementeringsprosjektet har som regel den største kostnaden - men tenk på det som en overhaling og trimming av motoren i bedriften. Med en dyktig og seriøs aktør som har fagkompetanse på både leveranser og prosjekt, vil det være en oversiktlig og forutsigbar rød tråd fra oppstart til go-live. Så er det også slik at standard løsninger ofte har en standard metode for implementasjon. Priser kan også forhandles..
De fleste bedrifter har i dag kostnader på sine løsninger og det er mange bedriftsledere som har blitt positivt overrasket over totalene når en ser på gamle og nye løsninger samlet.
Innføring tar fokus fra daglig drift! Heldigvis.
Ja, det stemmer at prosjekter og forbedringsprosesser krever ressurser fra bedriftene. Dette tar fokus fra de faste oppgavene de sitter med for en kortere eller lengre periode. Men det er også nettopp poenget. Innføring av NYE løsninger skal også føre til nye måter å utføre oppgavene på. Moderne løsninger har innebygget funksjonalitet som gjør mange manuelle prosesser automatiske. Tidkrevende oppgaver blir plutselig borte og åpner muligheter for ny verdiskaping. Daglig drift blir aldri det samme igjen. Innføring av moderne løsninger "tvinger" bedriftene til å tenke nytt, tenke ansvar og roller, tenke på hvordan oppgavene best utføres og så settes løsningen opp slik det best passer bedriften. Gode leverandører utfordrer også bedriftenes prosesser slik at en kan ha en dialog om prosessoptimalisering.
Det er leverandørens rolle å gjøre denne perioden grundig, men så kort og effektiv som mulig. Det er nemlig her den virkelige verdiskapingen skjer - samspillet ansatte - nye muligheter - aha opplevelser og nysgjerrighet. Svært ofte ser vi ansatte kommer med nye forslag til forbedringer og digitale prosesser som passer akkurat for denne bedriften. Kontinuerlig forbedring har startet og vil bare fortsette - om de ansatte får bidra.
Klarer dagens bedrifter seg med regneark og filserver?
"Det eneste konstante er endring", eller "Endre deg eller dø" er begreper som en ofte hører fra de store konsulenthusene. Dessverre har de rett i disse påstandene. Bare se hvordan Covid-19 pandemien har endret måten bedriftene benytter digitale verktøy for kommunikasjon og konferanser. Eller hvordan on-line butikker har blomstrer i takt med hjemmekontor og isolasjon.
Bedrifter som ikke tenker igjennom hvordan bølgen av endringer vil treffe dem vil i beste fall miste kunder og ansatte – i verste fall stanse helt.
Nye krav til sikkerhet, personvern og standardisering, sentrale registre og rapportering, integrasjoner, automasjoner og mobile løsninger dukker stadig opp. Denne revolusjonen har pågått en stund. Taktskiftet endres og hastigheten settes opp. Moderne løsninger har allerede mye av dette på plass, eller en kan ta i bruk integrasjonsplattformer eller såkalte API (application programming interface) for å få forskjellige løsninger til å utveksle data. (En annen) Utfordring er sikkerhet og personvern kan i hovedsak løses ved å bruke markedsstandarder som Microsoft og Google hvor mye av sikkerheten ligger innebygget i plattformen, men det er mye å tenke på i forhold til hvor, hvordan og hvilke data man legger fra seg.
Lokale applikasjons og filserveres tid er forbi. Undersøkelser viser at over 80% av litt komplekse regneark har feil og er tett knyttet til den som har laget det. Det er dårlig risikostyring å se igjennom fingrene med dette. Dessuten er det dårlig business.
Hva får bedriftene igjen for investeringen?
Konsulenthusene snakker om ROI (return of investment) eller TCO (total cost of ownership). Er dette viktige begreper for små og mellomstore bedrifter? Alle er jo opptatt av kostnader. Normalt er lønnskostnader den største utgiften i bedriften. Altså penger du betaler for at noen skal gjøre en god jobb. Fremtidsrettede bedriftsledere ønsker at rammevilkårene for at de ansatte skal kunne gjøre en god jobb skal være de beste. 80% av verdens arbeidsstyrke sitter aldri ved en kontorpult og har i lang tid vært neglisjert i forhold til teknologi og samhandling.
Strategien til dagens løsningsleverandører er at den mobile arbeideren skal delta i bedriftens løsninger og at samhandling må skje sømløst mellom kontor og mobil. Resultatene kommer i form av færre misforståelser, feil og bomturer i tillegg til at raskere meldinger og rapporter gjør at inntektene kommer raskere inn til bedriftene.
Andre effekter enn systemkostnader som ofte går ned er besparelser (gjerne årsverk) i form av overflødige prosesser, automatiseringer og personell som kan overføres til direkte verdiskaping i stedet for å administrere papirer. Bedrifter som tenker fremover, moderniserer og viser vilje til omstilling har også fornøyde ansatte og tiltrekker seg potensielle nye kolleger som ønsker å være med å bidra. Spørsmålet blir: har man råd til å la være?
5 konkrete tips:
Har du lenge kjent at bedriften trenger et systemløft? Aksjoner nå!
Definer en målsetting, ta med nøkkelressurser i prosessen, kommuniser til de ansatte
Sjekk ut hva som finnes av standardløsninger til din bedrift, løsninger en kan vokse i
Definer hvilke forretningsprosesser du ønsker å starte med og som gir størst gevinst
Opprett en prosjektgruppe, gi mandater, finn gode samarbeidspartnere
Birdai besitter kompetanse og vil gjerne være din digitale guide.
Bình luận